تصميم فواتير شركات
من المعروف أن الأنشطة التجارية و المشاريع الناشئة المختلفة تمر بالعديد من المراحل المُهمة، ابتداءاً من برنامج ابتكار فكرة تصميم المشروع الأساسية للشركات و تصميم دراسة الجدوى و التخطيط للمشروع، ثم تأتي مرحلة البدء في تنفيذه و ابتكار و إطلاق المُنتجات و الخدمات والتسويق لمخرجات المشروع و البيع و استلام المُستحقات بـ أوراق رسمية، ومن هنا تأتي أهمية تصميم و طباعة الفواتير بالنسبة لك كريادي أعمال أو صاحب نشاط تجاري أو صاحب شركة أو مؤسسة في تحصيل الدفعات من العملاء أو زبائنك بشكل رسمي.
لا تقلق لن تبحث كثيراً عن مطابع لـ تصميم و طباعة ورق و دفاتر الفواتير. حيث توفر لك وكالة راية الرواد مجموعة متنوعة من أشكال و أنواع دفاتر الفواتير. ليس هذا فحسب بل تقدم لك العديد من المطبوعات الورقية و اللوحات و المنتجات الإعلانية مثل كروت شخصية و فولدرات و أختام و أوراق رسمية و لوحات روف بارزة و لوحات فلكس و لوحات إرشادية و ستاند بانر و رول ستاند و بوب اب ستاند وغيرهم. فتعد وكالتنا من أفضل مطابع شركات الدعاية والاعلان في المملكة العربية السعودية مثل الرياض و الدمام و جده وكذلك في مصر، أبدأ الآن و تواصل معنا من هنا وتعرف على عروضنا.
في البداية قد يكون الاحتفاظ بـ سجلات و دفاتر الفاتورة أمراُ مقلقاً. ولكنها تكون المفتاح لـ إدارة الأشياء و إضافة أي بند على التصميم وتقسيمها إلى سلسلة من المهام الواضحة والقابلة للإدارة. بعد ذلك هذا هو الوقت الذي يمكنك الوصول إليه وتحديثه بانتظام بدلاً من ترك الأوراق وسجلات الفواتير تتراكم. فـ هناك الكثير من الفوائد و المميزات للاحتفاظ بـ دفتر الفاتورة، حيث أنه في بعض المناطق قد تتمكن شركات من تقليل العديد من مشترياتها طوال العام عند تقديم سند الضرائب. بعد القيام بذلك، ستجد أن هناك فرصة كبيرة للشركات سوف تضطر إلى إثبات أن هذه المشتريات قد تم دفعها وأن قيمًا معينة قد تم دفعها. سبب آخر رائع للاحتفاظ بسجلات الفواتير مرتبة في دفتر الفواتير هو تحليل التدفق النقدي. ستحدد غالبية الشركات التدفق النقدي يحدث مرة واحدة كل ثلاثة أشهر، ومن الممكن أن تكون الفواتير دليلاً صالحاً على المكان الذي تذهب إليه الأموال وتأتي منها. أيضاً، قد يكون هناك طلب لإظهار بعض تجار التجزئة الذين تم الدفع لهم أو السماح للعميل بمعرفة ما لم يتم دفعه. قد يتم الاحتفاظ بدفاتر الفواتير بأي طريقة تتوافق مع احتياجات الشركة. وقد يساعد برنامج وضع الفواتير في مكان مناسب في منع أي مزيد من الالتباس أو الخلافات.
” أستطيع البيع واستلام المُستحقات والمبالغ المالية بدون الحاجة لوثائق مالية قد تُضيع وقتي في تنظيمها وتحريرها ”
إذا كنت تفكر بهذه الطريقة أنصحك أن تبدأ في تغير تفكيرك تماماً. فـ عندما تُدرك أهمية عمل الفواتير بالنسبة لـ أعمالك التجارية و توضيح صورتك أمام الزبون أو العميل، فستعرف الفرق و أثرها على مشروعك التجاري سواء على المدى القريب أو البعيد. ستمحو المقولة السابقة حتمًا من دماغك.
ما هي الفاتورة ؟
وثيقة قانونية يصدرها المورد أو مقدم الخدمة أو منتج السلعة إلى الزبون أو العميل الذي يستفيد من الخدمات المُختلفة للشركة ويشتري السلع والمنتجات في شركتك. يوجد بها “اسم المورد أو مقدم الخدمة – عنوانه – رقم القيد – الختم أو العلامة التجارية”، تُثبت تعامل وتعاقد مقدم الخدمة مع المُستفيد منها دون أعباء مالية تُذكر. أيضاً، يعتبر برنامج الفوترة ضمان للمستهلك بملكيته للمنتج أو السلعة و وسيلة فعالة للتأكد من مطابقة البيانات للمشتريات على أرض الواقع. وتتضمن لك أيضاً تاريخ إصدارها و السلع أو الخدمات المقدمة و الكمية مضروبة بسعر للوحدة الواحدة، إجمالي المطلوب من الزبون للدفع.
يُعد نموذج دفتر الفاتورة طريق مفيد للأشخاص الذين لا يرغبون في إنشاء دفتر فواتير يدوياً، كما يعد دفتر الفواتير افضل وسيلة للحفاظ على تنظيم وتخزين جميع البيانات الرسمية فتجدهم في أي وقت في نماذج الفواتير المصمم الخاص بك، وتحتفظ المتاجر أو الشركات أو المؤسسات المالية بالفواتير للأغراض الضريبية وتحليل التدفقات النقدية وحفظ السجلات.
دعنا الآن نتعرف على أهمية تصميم الفاتورة بالنسبة لنشاطك التجاري، ومن الأطراف المُستفيدة و المتأثرة بتلك الوثيقة المُهمة.
من هي الأطراف المستفيدة من وجود فواتير؟
أولًا : المستهلك أو المُستفيد
وأقصد هنا كل شخص يقتني الأشياء المُختلفة، يشتري المواد على اختلافها، يستهلك المنتجات الغذائية، ويستفيد من خدمات الشركات والمؤسسات التجارية.
ثانيًا : المورد سواء كان الشركة أو التاجر
هو من ينتج أو يبيع أو يعيد بيع أو توزيع السلع و الخدمات والمنتجات ويقوم بعرضها على المُستهلكين أو الفئات المُستهدفة من الخدمات التي يقدمها على اختلافها في عالم الريادة والأعمال. وبالتأكيد هناك جهات أخرى تستفيد من الفاتورة على سبيل المثال الجهات الحكومية أو الجهات المسؤولة عن تحصيل الضرائب.
أهمية الفواتير بالنسبة لمشروعك التجاري، تتلخص في الآتي :
- طلب المال لقاء السلع و المنتجات و الخدمات والـ مشتريات التي تُقدمها بسهولة.
- سجل العمليات والبيانات التجارية ( البيع / الشراء ) بين الأطراف المعنية.
- دليل على ما قمت به من أعمال والأموال التي طلبتها وحصّلتها لقاء ذلك.
- تحديد شروط الدفع و مواعيد الدفع و التأخيرات الحاصلة.
- إثارة إعجاب العُملاء بمقدار التنظيم الجيد، كدليل على الإحترافية في العمل، وقد تدفعهم للتسريع في الدفع، وأخذ الانطباعات الجيدة في الأعمال للتعامل المتكرر والمستمر.
أنواع الفواتير
يمكن أن تكون الفاتورة في فئات مختلفة وأشكال اكثر تنوع وذلك اعتماداً على المنطقة أو الإعداد الذي يتم استخدامه فيه. فيما يلي بعض أنواع الفواتير الشائعة المستخدمة:
- الفاتورة القياسية
هذا هو الشكل الأساسي للفواتير ويمكن استخدامه بنفس النمط لأي معاملات تجارية مختلفة. يتكون هذا النوع من الفاتورة من جميع المعلومات العامة المطلوبة التي سيتم تضمينها في أي فاتورة مثل رقم الفاتورة و اسم البائع و اسم الشركة و العنوان و تفاصيل الاتصال و اسم المشتري و العنوان و الأصناف التي تم شرائها والتكلفة الإجمالية إلخ.
- دفتر فاتورة خاص
هذه الفاتورة هي فاتورة خاصة ويفضلها المحترفون الذين يتم تصنيف خدماتهم على أساس الوقت الذي يهمك أن يتم تقديم الخدمة فيه. غالباً ما يتم تقديم هذا النوع من الفاتورة من قبل الاستشاريين و المعالجين النفسيين و المحامين و المعلمين في برنامج التعليم، وفي الغالب جميع المهنيين الذين تكون خدماتهم فكرية أكثر من كونها تقنية.
- الفاتورة التجارية
هي نوع الفاتورة التي يتم إعدادها وتصميمها خصيصاً لتوثيق الصفقات و الشحنات و المعاملات الأجنبية الأخرى حيث يتم تنفيذ البرنامج الخاص بـ التبادل التجاري. يتم استخدامه من خلال البيان الجمركي عند شحن المنتج وعبوره للحدود الدولية بالشكل المحترف. الفاتورة التجارية هي تصريح جمركي الشكل مستخدم في التجارة الدولية الذي يصف الأطراف المشاركة في الصفقة الشحن و البضائع المنقولة وبه توضيح لـ قيمة السلع. وهي الوثيقة الأساسية المستخدمة من قبل الجمارك، والتي يجب أن تستوفي متطلبات جمركية محددة مثل نظام العدد المنسق و بلد الصنع. فهو يستخدم لحساب الرسوم الجمركية.
- فاتورة الضرائب أو دفتر فاتورة المبيعات
يُظهر هذا النوع من الفاتورة المبلغ المستحق الدفع على استخدام الكهرباء أو المبلغ المستحق لمزود اتصال الإنترنت الخاص بك للاستفادة من خدماتهم بطريقة مميزة. تتضمن معظم فواتير الخدمات أيضاً المبلغ السابق المدفوع أو المستحق.
- فاتورة شكليه
في التجارة الخارجية تجد أن شكلية الفاتورة هي الوثيقة التي تنص على التزام البائع المحدد لتوفير السلع للمشتري بأسعار محددة عند الطلب. وغالباً ما يستعمل ليعلن عن القيمة الجمركية أنها ليست فاتورة صحيحه لأن البائع لم يسجل الفاتورة على نحو شكلي بوصفها حسابات القبض والمشتري لا تسجل الفاتورة على نحو شكلي بوصفها حسابات الدفع. الفاتورة الشكلية تصدر عن البائع حتى يوافق البائع و المشتري على أحكام النظام. في حالات قليلة، الفاتورة الشكلية الصادرة من أجل الحصول على المبالغ المدفوعة مقدما من المشتري.
- فاتورة ائتمان
لبدء الإنتاج أو للأمن الخاص بـ السلع المنتجه أو إذا كان المشتري أرجع المنتج للبائع عادة ما يصدر مذكرة ائتمان لنفس أو أقل مبلغ الفاتورة، ومن ثم يرد هذه الأموال للمشتري أو يمكن للمشتري أن يطبق مذكره الائتمان تلك إلى فاتورة أخرى.
- فاتورة الخاصة
تمثل خدمة العمليات المحاسبية أو مثلاً عندما تفشل شركة لدفع المستحقات الخاصة بـ فاتورة. كما أنها ممارسة شائعة لإصدار مذكرة خصم من أجل تحقيق عمليات التوازن وأي رسوم متأخرة مستحقة.
- فاتورة تقييم استلام التسوية
تتم فيه عملية دفع ثمن السلع و الخدمات من تعبئة قسيمة بدلا من وثيقة منفصلة عن الفاتورة. يستخدم المستفيد البيانات في وصل استلام رسوم الشحن لتطبيق المدفوعات. “وفي إحدى معاملات سفن البضائع الممولة المبنية على أساس سلفة إشعار الشحن و المشتري عند استلامها فـ يؤكد على وجود أمر شراء أو عقد المناظرة و التحقق من هوية و كمية البضاعة ومن ثم يدفع المورد.
- فواتير الجدول الزمني
تتم فواتير الـ خدمات كل ساعة عن طريق محام و مستشار قانوني في كثير من الأحيان ثم سحب البيانات في جدول زمني محدد. من المهم أيضاً أن يكون الجدول الزمني للفاتورة التي تولدها شركات تأجير المعدات والتي تعمل فيها الفاتورة ستكون مزيجاً من الجدول الزمني تستند التهم الموجهة إليه ورسوم استئجار المعدات.
- الفواتير إيصال
يستخدم هذا المصطلح أيضا للإشارة إلى الفعل على إيصال الأمتعة لشركة الطيران في المطار قبل السفر على متن طائرة.
- فواتير سندات
فواتير من شركات المرافق العامة تقوم على قياس (أجهزة الاستنشاق) استخدام الكهرباء و الغاز الطبيعي أو غيرها من المرافق في الإقامة أو العمل. حين يكون فرد أو الأعمال التجارية طلبا للحصول على الخدمة من فائدة (يفتح حسابا)، ويوقع على اتفاق (عقد) لدفع تكاليف استخدام أجهزة الاستنشاق له من فائدة.
- الفواتير الإلكترونية
تجد أن هناك بعض الفواتير التي لم تعد ورقية الأساس وإنما تنتقل إلكترونياً عبر الإنترنت. فما زال شائعا في التحويلات الإلكترونية أو الفواتير التي سيتم طباعتها من أجل الحفاظ على سجلات ورقية. معايير الفوترة الإلكترونية تختلف اختلافا كبيرا من بلد إلى بلد. بالتبادل الإلكتروني للبيانات (التبادل الإلكتروني للبيانات) معايير مثل منظمة الأمم المتحدة للمعيار تبادل البيانات وتشمل المبادئ التوجيهية لترميز الرسائل الفواتير الإلكترونية.
- فواتير دفع
منظمات شراء السلع والخدمات عادة ما تكون في مكان العملية من أجل الموافقة على دفع الفاتورة بناءه على تأكيد الموظف بأن السلع أو الخدمات تم تلقيها. عادة، عند دفع فاتورة، مشورة تحويلات يتم إرسالها إلى المورد لاطلاعهم على أن الفاتورة قد سددت.
كيف تستطيع فوترة العملاء؟
لإصدار فاتورة لعملائك بشكل احترافي يجب عليك إنشاء فاتورة و إرسالها بمجرد إكمال العمل في المشروع. بهذه الطريقة ستكون تفاصيل العمل جديدة و حاضرة في ذهنك ويجب أن تتلقى الدفع الخاص بـ المستحقات في أسرع وقت ممكن. تأكد من أن فاتورتك تتضمن جميع التفاصيل التي سوف يحتاج عملائك إلى دفعها لك في أي مبيعات سواء كانت الأساسيات الخاصة بـ الأرقام أو الحسابات، بما في ذلك اسم عملك و تاريخ استحقاق الفاتورة و المبلغ الإجمالي المستحق.
هل تريد المزيد من المساعدة؟ تابع معي الفقرة التالية حول كيفية عمل فاتورة لكسب الدفعات بشكل أسرع.
وكما قلت من قبل أن الفاتورة عبارة عن وثيقة تجارية صادرة عن البائع للمشتري، تبين المنتجات و الكميات و السعر المتفق عليه للمنتجات أو الخدمات التي قدمها البائع للمشتري، الفاتورة تدل أن المشتري يجب عليه أن يدفع لـ البائع وفقاً لشروط الدفع فواتيرهم.
الفاتورة يجب أن تتضمن إشارة محددة لمدة من الوقت الحاضر وذلك بدلا من الكمية والسعر وخصم مبلغ الفواتير على أساس الكمية و السعر والخصم والمدة. عموما كل سطر من فاتورة الإيجار سوف يشير إلى الساعات الفعلية و الأيام و الأسابيع و الشهور وغيرها من وصفها. من وجهة نظر البائع، الفاتورة هي فاتورة البيع. من وجهة نظر المشتري، الفاتورة هي فاتورة الشراء، وتبين الوثيقة المشتري و البائع ولكن مصطلح الفاتورة يشير إلى الأموال المديونية أو مستحقة الدفع. ، سياق مصطلح الفاتورة يستخدم عادة لتوضيح معناها، مثل “أرسلنا لهم فاتورة” (أنهم مدينون لنا بالمال) أو “نحن تلقينا فاتورة منهم” (ونحن مدينون لهم بالمال).
تحتوي الفاتورة النموذجية على:
- كلمة الفاتورة.
- رقم مرجعي فريد (في حالة المراسلات حول الفاتورة).
- تاريخ الفاتورة.
- الاسم وتفاصيل الاتصال من قبل البائع.
- الضرائب أو تفاصيل تسجيل الشركة من البائع (عند الاقتضاء).
- الاسم وتفاصيل الاتصال للمشتري.
- التاريخ التي تم إرسالها للمنتج أو تسليمها.
- رقم أمر الشراء(أو أرقام التتبع طلب مماثل من جانب المشتري أن يكون المذكور على الفاتورة).
- وصف المنتج.
- أسعار الوحدة للمنتج.
- بمبلغ إجمالي المبلغ (اختيارياً مع الضرائب، إذا كان ذلك مناسبا)
- شروط الدفع (بما في ذلك طريقة الدفع و تاريخ الدفع و تفاصيل حول التهم الخاصة بـ التأخر في السداد)
في النهاية أريد أن أقول لك أنه عندما يتعلق الأمر بعملية التخزين و المبيعات فإن دفتر الفاتورة هو خيار مثالي. إذا كنت ترغب في الحصول على دفتر الفواتير الخاص بك باستخدام هذا المقال لـ التواصل معنا وشراء دفتر الفواتير الخاصة بنا والاختيار قوالب مناسبة لك للحصول على طريقة سهلة وبسيطة لتخزين الفواتير سواء في محل تجاري او شركة أو مؤسسة.
