حسن التخطيط للمشروع أساس نجاحه

أصبحت الوظيفة الخاصّة بالتسويق وسيلةً تضمن تحقيق الشركات نجاحها الوظيفيّ، وتساعد استمرارها في العمل، إذ أن تميّز المُنتجات بجودتها المرتفعة لم يعد كافيا حتى تُعزّز وجودها في السوق. بل يجدر استِخدام أساليب وطُرق إعلانية مختلفة لترويجها؛ ممّا يجعل مُنتجات وخدمات المُنشآت تصل بشكل أكبر وأوسع للمُستهلكين النهائيين.

 اهتمّت نشاطات التسويق الحديثة بالتركيز على عمليات التخطيط التي تسمح بدراسة مفاهيم الترويج للخدمات أو السّلع؛ قصدَ توفير كافة حاجات الزبائن وتحقيق أهداف الشركات المصدر بمختلف أنواعها وأهدافها. حيث تبدأ العملية التسويق من المستهلكين وتنتهي عند المستهلكين نفسهم، لحرص التسويق على دراسة حاجات المستهلكين، بهدف توفيرها. فمن المهم خطة مناسبة لإدراج المعايير المُناسبة التي تُقدم تقريراً حول قُدرة الشركة على النجاح في التعرّف على رغبات وحاجات المستهلكين.

1. ما معنى خطة مشروع؟

في أبسط مستوياتها، تعد خطة المشروع مجرد دليل لكيفية إدارة المشروع. يمكن اعتبارها على أنها كتاب قواعد مدير المشروع. يوفر بنية للتعامل مع أشياء مثل التغييرات على المشروع، وطرق ومتطلبات الاتصال، وعمليات الموافقة. كما يوفر أيضًا خط الأساس للمشروع بما في ذلك التكلفة والنطاق والجدول الزمني.

عند إنشاء خطة مشروع، للمسؤول بعض المرونة فيما يتعلق بمستوى التفاصيل المطلوب تضمينها، طالما أن هذه الخطة تحدد كيف سيتم تخطيط المشروع وتنفيذه ومراقبته والتحكم فيه وإغلاقه. يجب أن تركز بشكل أساسي على العمليات الإدارية مع تفصيل الأدوات والتقنيات اللازمة لتلبية احتياجات هذا المشروع المحدد، وقد تشمل أي خطط إدارية فرعية أو وثائق أخرى ذات صلة. تتطلب هذه الوثيقة الرسمية عادة موافقة من راعي المشروع أو أصحاب المصلحة الآخرين.

من المهم أن تتذكر أن خطة إدارة المشروع هي وثيقة حية. يمكن ويجب تحديثها بشكل متكرر طوال دورة حياة المشروع. أثناء القيام بذلك، تأكد من الحصول على جميع التغييرات المعتمدة من قبل راعي المشروع وأي تغييرات أخرى كما هو محدد في خطة المشروع نفسها.

تحدد خطة المشروع أهدافه، وتحدد المهام وكيف سيتم تحقيق هذه الأهداف، كما تحدد الموارد المطلوبة والميزانيات والجداول الزمنية المرتبطة بالإنجاز. كما تحدد جميع الأعمال في المشروع ومن سيقوم بذلك. تتكون خطة المشروع النموذجية مما يلي: بيان العمل وقائمة الموارد وهيكل تفصيل العمل وجدول المشروع وخطة المخاطر.

يعد وجود خطة مشروع متطورة أحد عوامل النجاح الحاسمة للمشاريع. خطة المشروع هي أداة إدارة وتحكم مدير المشروع للاستخدام طوال دورة حياة المشروع. خطط المشروع هي وثائق حية توفر توجيه المشروع، تحتوي على جميع وثائق التخطيط التي تعد جزءًا من العملية بأكملها. تشمل مكونات خطة المشروع خطوط الأساس وخطط الإدارة الأساسية وإدارة المخاطر والجودة والمشتريات والموارد والاتصالات.

تحدد خطة المشروع كذلك أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة. يحصل مدير المشروع على الوضوح والاتفاق على ما سيتم القيام به، وعلى يد من، وكذلك القرارات التي سيتخذها كل صاحب مصلحة. يعتبر نطاق بيان العمل من أهم الوثائق في خطة المشروع. يشمل النطاق حاجة العمل ومشكلة العمل، وأهداف المشروع، والتعليمات، والمعالم الرئيسية.

يتم وضع خطوط الأساس للمشروع في الخطة. إذ تتضمن خطوط الأساس كالنطاق والجدول وخطوط التكلفة الأساسية.  بحيث يتضمن خط الأساس للنطاق جميع المخرجات المنتجة في المشروع. يمكن تطوير المخرجات إلى هيكل تفصيل للعمل. ويتضمن الجدول الزمني وخطوط التكلفة التقديرية تقديرات الوقت لإكمال كل مهمة وتكلفة كل مهمة. يتم تحديد تبعية المهام من أجل تطوير المسار الحرج.

ستتضمن خطة المشروع أيضًا خطة تغيير النطاق، وعملية تصعيد المشكلة، وخطة إدارة المخاطر والأهم من ذلك خطة اتصالات. يقضي مديرو المشاريع الكثير من الوقت في وضع خطط واضحة للمشروع. تؤدي خطة المشروع المدروسة جيدًا إلى التنفيذ السلس والإكمال الناجح.

2. الخطة التسويقية للمشروع:

• خطة التسويق:

يمكن تعريف الخطة التسويقية هي خطة عمل للشركة ما تتركز بشكل أساساً على التسويق ونسبة المبيعات، لكن هذا التعريف البسيط لا يلغي أهمية هذا التخطيط أو يفك تعقيده. فالخطة التسويقية على الأسئلة التالية:

1. أين توجد الشركة؟
2. ما أهداف الشركة؟
3. ما هو السبيل لتحقيق هذه الأهداف؟

الخطة التسويقية هي وثيقة من 10 صفحات في الغالب، تحدد الاستراتيجية، وبيئة التسويق، والعملاء المحتملين، والمنافسة المتوقعة، إضافةً للمبيعات ونسبة الربح المستهدفة للعام القادم، مع التطرق لتفصيل الإجراءات اللازمة لتحقيق الأهداف الموضوعة.

• أسباب وضع خطة تسويق:

إن لم تكن لديك فكرة واضحة عن المكان الذي تقصده، فأنت بحاجة إلى حظ خيالي لنيل مطلبك. وكذلك الحال بالنسبة لإعداد خطة تسويقية، إذ أن مجرد التفكير في وضعها يُجبر الشركة على التفكير جدياً بأهدافها وأسباب بقائها وطرق كسب المنافسة. عموماً تتشابه الأهداف العامة للشركات، في أغلب الحالات، إن كانت صغيرة أو متوسطة، إذ يتمحور مجملها حول بناء على أسس متماسكة، وتحقيق نمو مضطرد تفاديا لانهيار المشروع، وربحية لا بأس بها.

ولتحقيق الأهداف المذكورة، يظهر التسويق بخطته الموضوعة، ليقود إلى التعرف على مقومات النمو من زبائن وأسواق جدد، كما يُحدد طبيعة المنتجات والخدمات التي يعلى عليها الطلب، كما لبيان الميزة التنافسية للشركة والفرص المتاحة لها.

لذا، فالخطة التسويقية المكتوبة تشمل، بالضرورة، جميع الأنشطة التسويقية. كما تُجبر الشركة على إتباع قواعد التفكير المنظم عن طريق رسم أهدافٍ توضح الأنشطة الفعالة المراد اعتمادها، وفيما يلي بعض تجليات الخطة التسويقية:

تربط بوضوح بين الأهداف والإجراءات.

• تسلط الضوء على الأولويات
• تحدد مسار الشركة (أهدافها وأساليب تحقيق هذه الأهداف)
• تحديد موارد الشركة وطرق توزيعها
• توزع المهام
• تضع برنامج زمني مناسب للتنفيذ
• تدفع الشركة للتفكير باستراتيجيات جديدة.
• تدخل التجديد والتنوع
• تساعد في إيجاد أفضل الوسائل للقيام بأنشطتها
• تعمل على تخفيف المخاطر
• تُشعر بمشاكل السوق (تهديداته وتقلباته…)
• تقدم منهجاً لقياس وتطوير الأنشطة التسويقية

 يجب أن تتميز على الخطة التسويقية بالمرونة، بحيث تتمكن الشركات من مراجعة خططها في ضوء المستجدات والفرص الجديدة والمشاكل الطارئة، فوجود الخطة التسويقية المرنة القابلة للتعديل يمكّن الشركة من الاستجابة للتغيرات بسرعة أكبر

3. كيفية تصميم خطة تسويقية:

خطة التسويق هي أداة تحتاج إلى استخدامها يوميًا لمساعدتك في الوصول إلى السوق وأهداف الربح الخاصة بك. أثناء وضع خطة التسويق الخاصة بك، ركز على ما تحتاجه لفهم السوق الخاص بك والوصول إليه. تشمل الأساسيات:

1. تفاصيل حول الوضع الحالي لعملك.

ما هو منتجك او خدمتك؟ ما هو العمل وما التحديات التي تواجهها حاليًا في إنشاء عملاء جدد وعملاء جدد؟ ما هي المشاكل التي قد تواجهها خلال العام المقبل، مثّل الخطوة (عندما لا تستطيع العمل) أو القوانين الجديدة التي قد تؤثر على طريقة عملك؟

2. من هو السوق المستهدف؟

من هو المشتري الأكثر احتمالا لما تقدمه؟ يجب ألا تكون الإجابة “الجميع” أبدًا حتى إذا كان بإمكان الجميع الاستفادة من منتجك أو خدمتك.

لمساعدتك على تحديد السوق الخاصة بك، حدد كيف يساعد منتجك أو خدمتك الأشخاص ثم اكتشف الأشخاص الذين يحتاجون إلى هذا الحل. قد يكون لديك عدة مجموعات داخل السوق المستهدف، ويشار إليها غالبًا باسم تجزئة السوق (متخصصة في أسواق أو مجموعات متخصصة محددة). على سبيل المثال، إذا كان عملك يساعد الأشخاص الذين يعانون من فقدان الوزن، فقد تكون أسواقك المستهدفة أمهات يرغبون في إنقاص وزن الطفل ويرغبون في تحسين صحتهم.

تساعدك معرفة السوق واحتياجاته في إنشاء رسائل خاصة بالسوق ووضعها في مكان يمكن رؤيتها فيه لزيادة الفعالية. على سبيل المثال، من المرجح أن تستجيب الأم لإعلان فقدان الوزن الخاص بك إذا كان في مكان مخصص للأم (مدونة أمي) ويتحدث معها مباشرة (إنقاص وزن طفلك!).

3. ما هي أهدافك للفترة الزمنية للخطة؟

 كن محددًا في أهدافك، مثل زيادة قائمة البريد الإلكتروني بمقدار x خلال العام المقبل أو البحث عن عدد x من العملاء الجدد. من المهم أن تكون قادرًا على قياس فعالية خطة التسويق الخاصة بك من خلال وجود هدف قابل للقياس الكمي.

اعتمادًا على عملك، يمكن أن يكون قياس فعالية التسويق صعبًا. على سبيل المثال، إذا كانت لديك عناصر للبيع على Amazon، فقد يكون من الصعب معرفة ما إذا كانت وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك أو التسويق عبر البريد الإلكتروني الخاص بك يحقق المزيد من المبيعات. ولكن يمكنك قياس عدد الأشخاص الذين يستجيبون (انقر) من هذه الخيارات.

4. ما هي أساليب التسويق التي ستستخدمها للوصول إلى السوق والأهداف؟

اجعل السوق المستهدف هو دليلك في تحديد استراتيجيات التسويق التي ستستخدمها. أين مكان الاستراحة في السوق؟ كيف يمكنك جذبهم للتحقق من عملك؟ على سبيل المثال، إذا كان السوق الخاص بك يقضي الكثير من الوقت على Facebook، فقد تفكر في امتلاك صفحة أو مجموعة معجبين على Facebook، أو ربما الاستثمار في إعلانات Facebook. إذا كنت تعمل في مجال خدمات تلبي احتياجات شركات أخرى، فقد ترغب في كتابة مقال عن رسالة إخبارية أو مجلة تستهدف نفس صناعة الأعمال.

5. كم ستكون التكلفة؟

 هذا هو المكان الذي تضع فيه ميزانية لخطتك التسويقية. هناك العديد من استراتيجيات التسويق المجانية، على الرغم من أنها تتطلب الوقت، وهو نوع من النفقات الغير قابلة للاسترجاع. فكر ما إ، كنت ستقوم بحفلات منزلية أو استشارات فردية ، وإذا كان الأمر كذلك ، فما هي تكلفة السفر، وإرسال الدعوات بالبريد، وشراء مواد الدعم، وما إلى ذلك؟ هل ستدفع مقابل إعلانات أو خدمة قائمة بريدية؟ من بين جميع الأماكن لإنفاق الأموال في عملك المنزلي، فإن التسويق هو الأولوية طالما أنك تنفق بحكمة وتحقق عائدًا على استثمارك.

6. كيف ستنفذ خطتك التسويقية؟

 التخطيط سهل إلى حد ما، فتنفيذ الخطة يعتبر تحديًا أكثر تعقيداً. كيف ستناسب استراتيجيات التسويق الخاصة بك في أنشطة عملك العادية؟

إذا كنت تستخدم وسائل التواصل الاجتماعي، فهل ستستخدم أداة إدارة وسائل التواصل الاجتماعي أو ستوظف مديرًا لوسائل الإعلام الاجتماعية؟ هل ستكتب مدونة أو تنشئ محتوى لمشاركته على مواقع ويب أخرى، مثل تسويق المقالات؟ إذا كان الأمر كذلك، فكم مرة ستنشر أو تقدم محتوى؟

تحتاج إلى القيام بشيء كل يوم لجعل عملك أمام السوق الخاص بك. من المرجح أن تفعل ذلك إذا كان لديك خطة وتناسب الخطة في جدولك اليومي.

4. ميزات الحصول على خطة تسويق:

• تضع خطة التسويق الجميع على نفس الصفحة:

إن وجود خطة تسويق تفصيلية يمكن الرجوع إليها يعني أن كل شخص موجود على نفس الخطى، ويعرف ما هي الأهداف النهائية والممارسات اليومية. هذا يعني أنه يمكنك تركيز مواردك في حين أن الجميع يعمل من أجل هدف مشترك بدلاً من القيام بأشيائهم الخاصة. يساعد وجود كل شخص في نفس الصفحة على تبسيط ممارسات عملك والعمل بكفاءة أكبر. وهذا يعني أيضًا أنه حتى عندما يأتي الأشخاص ويذهبون إلى عملك، أو يتغير العمال، فأنت لا تفقد المعرفة أو التركيز.

• يسمح لعملك أن يكون استباقيًا ومتوافقًا مع رؤيتك وأهدافك:

إن وجود خطة مفصلة مع استراتيجيات لكيفية ومكان تركيز طاقاتك يتيح لعملك أن يكون هادئًا واستباقيًا عندما تأتي أشياء غير متوقعة في طريقك. بدلاً من أن تكون رد فعل، تجعل الخطة من السهل تحديد الخطوات التي يجب اتخاذها لإبقاء عملك على المسار الصحيح. لذلك ستقضي وقتًا أقل في القلق بشأن كيفية التفاعل مع الأشياء الجديدة وستكون قادرًا على تركيز وقتك وطاقتك على تحقيق أهدافك.

• تجعل الخطة من السهل تقييم الفرص الجديدة:

هل تدعم هذه الفرص الجديدة أهداف التسويق الشاملة والخطة التي لديك بالفعل؟ إذا كان الأمر كذلك، فربما يستحقون التفكير. إذا لم يكن الأمر كذلك، فمن السهل الابتعاد مع العلم أنك اتخذت القرار الصحيح لاحتياجاتك وأهدافك الإجمالية. تجعل الخطة إلقاء نظرة على هذه الفرص الجديدة سهلا وتحديد ما يجب فعله سريعاً.

• وجود خطة يعني أن أهدافك قابلة للقياس:

تعني خطة التسويق أن لديك إطار عمل يمكنك من خلاله قياس تقدمك. يمكنك أن تأخذ ما أنجزته بمعلم محدد ومعرفة ما إذا كان يتطابق مع ما وضعته في خطتك. يوفر لك هذا أيضًا فرصة لإعادة تقييم جزء من خطتك وتحسينه أو إعادة كتابته.

من خلال تخصيص الوقت لتقييم استراتيجيات عملك، ووضع خطة تسويق صحية، فأنت تقوم بإعداد عملك للنجاح.

خلاصة:

بصفة عامة، يتطلب التسويق شخصا متخصصا في المجال. فالمسوق بدوره يساعد في الوضع الخطط المناسبة انطلاقاً من تجربته. ومن خلال معرفتنا بمتطلبات السوق والشروط التي تجعل المسوق شخصا محترفاً في مجاله، يختار مسؤولنا الأشخاص الأكثر قابلية لنيل رضى لعملائنا. إن كنت ربّ عمل مبتدأ، أو أن مشروعك لم يثمر بعد بالشكل الذي تهدف له، يمكننا مساعدتك في ذلك.